L’évaluation des entités académiques et non académiques fait partie du processus d’amélioration continue couvrant tous les aspects de l’Université. Cette évaluation est l’occasion pour chaque entité de prendre du recul par rapport à ses activités quotidiennes et d’examiner dans quelle mesure ces dernières soutiennent la mission de l’Université.
Elle permet de vérifier l’alignement des objectifs de l’entité à l’orientation stratégique de l’Université. Elle favorise la gestion proactive, l’utilisation des données dans la prise de décision, la communication efficace et l’apprentissage institutionnel.
Suite à cette évaluation, l’entité devrait être en mesure de :
a. Autoévaluation annuelle
L’autoévaluation annuelle des entités académiques et non académiques est assurée par une équipe qui rédige un rapport annuel en juillet. Elle permet d’identifier les points forts et les points faibles de l’Entité, débouche sur un ensemble d’améliorations et un Plan d'action à mettre en œuvre ainsi que des indicateurs de performance pour mesurer les progrès et l’atteinte des objectifs.
L’UAQ soutient cette évaluation à la demande.
Un formulaire relatif au rapport annuel permet d’harmoniser la collecte des données nécessaires pour l’autoévaluation, le suivi du Plan stratégique de l’USJ ou des exigences des agences de classement et d’accréditation externe. Il a été pensé pour que sa rédaction soit une occasion de réflexion et par là même un levier d’amélioration. Ce formulaire comprend deux parties. La première est un document Word qui cible de façon succincte les différentes facettes relevant de la mission et des activités des entités. La seconde se présente sous la forme d’un document Excel qui reprend les axes, les objectifs et les actions du Plan stratégique de l’Université et permet de mettre en évidence la contribution des activités menées à la réalisation de ce Plan et d’envisager des actions pour les trois années à venir.
Les rapports annuels permettent à l’Unité d’identifier les bonnes pratiques à mutualiser. Les bonnes pratiques académiques sont partagées dans des Carrefours d’échange organisés par la Mission de pédagogie universitaire (MPU) ou sur son site dans une rubrique dédiée.
b. Évaluation Externe
Une évaluation externe, généralement menée tous les cinq à sept ans, peut être demandée par le Recteur. Il choisit, en concertation avec l’entité en question, l’agence externe d’évaluation. Il pourra aussi confier cette tâche à un comité d'évaluation externe formé d’experts dans le domaine, venant d’autres services ou institutions de l’USJ ou d'autres universités. L’agence ou le Comité rédige un rapport suite à l’examen du rapport d’autoévaluation préparé par l’entité. Il pourra demander des informations supplémentaires ou proposer une visite.