À l’USJ, le processus se déroule de manière collective, accompagné par l’Équipe assurance qualité. Cet accompagnement favorise la réflexion collective au sein des institutions et de l’organisation centrale et favorise le développement d’une culture qualité.

Il suit le cycle ci-dessous :

A - Auto-évaluation et priorisation des améliorations

En 2016 l’Équipe de pilotage opérationnel traduit, de l’anglais vers le français, le Référentiel qualité d’ACQUIN. Elle l’adapte au contexte et au lexique de l’USJ et produit le Référentiel qualité USJ ainsi qu’un Lexique qualité pour l’USJ. Elle conçoit ensuite un questionnaire, respectant celui proposé par l’agence, adressé aux institutions et à l’organisation centrale. Ce questionnaire est pensé pour être une occasion de réflexion et par là même un levier d’amélioration.

Tous les deux ans, chacune des institutions procède au recueil/ réajustement des données et preuves, à l’identification de bonnes pratiques et à la mise en œuvre des améliorations nécessaires.

Une Plateforme numérique conçue par l’Équipe de pilotage opérationnel, facilite le pilotage du processus : autoévaluation, priorisation des améliorations nécessaires, suivi des projets, mutualisation des bonnes pratiques, accès aux personnes ressources, génération de rapports.

B- Mutualisation des bonnes pratiques

• Pour le dépôt de bonnes pratiques

  Les bonnes pratiques, levier d’amélioration, repérées lors de l’autoévaluation, sont documentées et déposées au fur et à mesure sur la Plateforme numérique selon un format commun. Certains thèmes pourraient être développés et inspirer des documents de référence ou procédures pour l’USJ.

• Pour la consultation et la diffusion des bonnes pratiques

  Elles sont assurées par divers canaux :

  • Numériquement : Consultation sur la Plateforme numérique assurance qualité à travers un mot clé, nom de l’institution ou autre
  • En présentiel : modalités explicitées dans la rubrique 10 du présent document:
  • - Ateliers de formation pour les enseignants et cadres de l’Université
  • - Carrefours d’échanges
  • - Tables rondes

C- Implémentation des améliorations prioritaires

L’implémentation des améliorations considérés prioritaires se déroule selon la logique RADAR. Pour chaque projet sont explicités : ses résultats attendus puis réels, la méthodologie qui sera utilisée, les apprentissages tirés et l’impact.

La documentation détaillée, optionnelle lors de ce premier cycle, sera exigée au second suite à une formation assurée aux Référents qualité. Les institutions auront à affiner les points ci-dessous :

• Définition des résultats attendus en lien avec la stratégie de l’institution
• Planification d’un ensemble intégré d’initiatives pertinentes pour atteindre les résultats attendus
• Mise en œuvre systématisée des initiatives
• Évaluation des résultats obtenus et des apprentissages qui en découlent

L’Équipe de pilotage opérationnel assurance qualité assure, au besoin, suivi, formation, outillage et accompagnement pour l’implémentation des mesures jugées incontournables.

D - Clôture du cycle et reconnaissance du travail des acteurs

L’équipe de pilotage visite chacune des institutions pour clôturer chaque cycle du processus. Cette visite permet de présenter à tous les membres de l’institution les projets qu’elle a entrepris ainsi que ses bonnes pratiques déposées sur la Plateforme. Moment de reconnaissance, cette visite sert également à identifier les projets à implémenter l’année suivante.