Assistante administrative de projet

Description de poste

Assister le titulaire de chaire et l'équipe de travail pour l'ensemble des démarches administratives et logistiques relatives aux activités de la Chaire.

-Assurer le suivi de la correspondance
- Organisation d’évènements - Journées de formation – Activités de recherche (focus group et entretien)
-Contact et concertation autour des dates.
-Fiche d’inscription
-Présence/ listes d’inscription
-Inscription et saisie des données sur le système
-Réservation et préparation des salles
-Pause-café – Déjeuner
-Attestations
-Evaluation
-Tenue des dossiers administratifs
-Coordination avec l’équipe du projet
-Préparation des contrats de travail.

Assurer la gestion comptable des activités : procédures, documentation, rapports

-Suivi du budget / lignes budgétaires / offres, etc.
-Préparation d’ordres de paiement, des vacations,     des déplacements et vérification des factures.-Préparation des rapports financiers et des demandes de versements.
-Préparation et participation active et efficace aux exigences requises par l’audit dans les services de l’USJ.
-Coordination étroite avec les différents services concernés de l’USJ
-Coordonner avec l’équipe administrative de l’ELFS notamment le coordinateur administratif pour le suivi au niveau des services du Rectorat de l’USJ et l’application des procédures requises